Сергей Бехтерев
со-основатель компании "Правила игры" и проекта "Бизнес со смыслом"Илья Сегалович, Яндекс
Руководители: |
Подчиненные: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В итоге, мы получаем две стороны, которые недовольны друг другом и про которые можно сказать «одни делают вид, что управляют, а другие делают вид, что исполняют». Такие сформировались правила игры «по-понятиям» (подробнее см. статью «От управления по-понятиям к управлению по правилам»).
Самое интересное, что на решение такой сложности, с первого взгляда, задачи уходит во время сессии около часа времени. Вот так это обычно выглядит.
Правило: |
Комментарий консультанта: |
1. Правила назначения задачи |
|
1.1. Функция руководителя заключается не только в том, чтобы назначить задачу, но и в том, чтобы получить подтверждение принятия выполнения этой задачи от сотрудника
|
Наш многолетний опыт показывает, что часто руководители забывают об этом простом принципе. Как часто на совещании руководители как из пулемета назначают поручения и сроки, подчиненные молча записывают все в ежедневники и ничего потом не выполняют!
|
1.2. Задача, назначаемая сотруднику, должна соответствовать принципам SMART: конкретика, измеримость, достижимость, привязка к сроку, согласованность
|
Часто руководители экономят секунды на том, чтобы четко сформулировать задачу. Потом теряют часы из-за того, что задача делается не так, как нужно было. |
1.3. Руководитель должен отдельно выделять время для подготовки к делегированию, делегирования и контроля задач подчиненным. Крайне нежелательно делегировать задачи «на ходу»
|
Задачи, делегированные «на ходу», как правило забываются и воспринимаются как менее приоритетные. |
2. Правила принятия задачи |
|
2.1. Сотрудник перед принятием всегда должен проанализировать задачу, и, если он понимает, что не может ее сделать (не хватает времени, квалификации, знаний, информации, бюджетов и других ресурсов) - он должен сразу аргументированно сообщить руководителю о реальных сроках выполнения задачи, и причинах, по которым задачу нельзя выполнить в срок.
|
Цитируя Александр Фридмана, уместно привести такое правило: «Подчиненный всегда имеет право задать вопрос "Как?"».
|
2.2. Принятая задача обязательно должна быть зафиксирована сотрудником в «Книжечке» без напоминания руководителя.
|
Это же правило можно перефразировать таким образом: «Сотрудник после встречи с руководителем обязан в течение двух часов прислать по электронной почте («Книжечка») все назначенные руководителем задачи».
|
2.3. Срок выполнения задачи является законом. Если сотрудник сказал, что он сделает задачу в срок - значит он сделает задачу в срок!
|
Это правило должен постоянно транслировать руководитель, и показывать личным примером – в отношении взятых на себя обязательств. |
3. Правила отчетности задачи и переноса срока |
|
3.1. Сотрудник обязан актуализировать при выполнении задачу до конца рабочего дня, и минимум раз в неделю актуализировать информацию о статусе выполнения всех своих задач. Для этого необходимо указывать кратко статус, вкладывать в тело задачи всю информацию и документы, получаемые в ходе исполнения.
|
«Книжечка» должна быть постоянным рабочим инструментом как для подчинённых, так и (еще более важно!) для руководителей. |
3.2. В случае выполнения задачи сотрудник должен сообщить об этом руководителю лично на планерке, или написать запрос в «Книжечке» в случае отсутствия руководителя. Задача выполнена только тогда, когда руководитель подтвердил, что она выполнена на 100%
|
Задача, которую сотрудник считает выполненной, не всегда является выполненной по мнению руководителя. Но руководитель должен подтверждать выполнение задачи в течение 24 часов для того, чтобы задача закрывалась в срок. |
3.3. Если сотрудник понимает, что не может выполнить задачу в срок - он должен сразу же сообщить об этом руководителю письменно и до конца дня уточнить свои приоритеты. Срок исполнения задачи не может быть перенесен менее, чем за 3 дня до окончания срока исполнения задачи.
|
Если сотрудник переносит задачу менее, чем за 3 дня, то это значит, что он просто откладывал ее выполнение до последнего момента. Если выполнение задачи было распланировано, то сотрудник гораздо раньше увидит, что не сможет выполнить ее в срок из-за изменившихся приоритетов – и успеть изменить приоритеты. |
4. Правила завершения задачи |
|
4.1. Руководитель обязан реагировать на все случаи наличия не актуализированных, просроченных и вовремя невыполненных задач.
|
Важно помнить, что сила корпоративной культуры определяется величиной отклонения от правил игры, когда происходит реагирование. В сильной культуре реагирование происходит при малых отклонениях. Как правило, достаточно малого усилия для реагирования, непринужденного вопроса или замечения. В слабой культуре реагирование происходит при больших отклонениях, и реагирование тоже требуется существенное. Поэтому лучше до этого не доводить. |
4.2. Руководителю или коллеге желательно дать ответ на выполненную задачу или вопрос/уточнение по задаче в течение 24 часов. Руководителю настоятельно рекомендуется до конца дня уточнить приоритеты сотрудника по его запросу.
|
Для этого крайне важно выделять время для оперативной работы с поручениями в течение дня. |
4.3. У руководителя есть беспрекословное право отвлечения сотрудника, отмены задачи или изменения приоритетов в работе сотрудника в течение всего рабочего времени. |
Нужно помнить, что руководитель в экстренной ситуации может отменить все правила. «Но профессиональный руководитель этим правом не злоупотребляет» (А. Фридман)
|
Во время двухдневной сессии, проведенной Сергеем Бехтеревым, были сформированы договоренности топ-команды на базе проведенной предварительно подготовки кейсов. Мы договорились о единых правилах планирования времени, контроля поручений, обмена информацией и подготовки и проведения совещаний. Проведенная сессия позволила создать управляемую культуру оперативного менеджмента обязательного выполнения задач точно в срок, которая стала каждый день экономить много времени. Очень порадовало, что негатива ни у кого не возникло – всем пришлась по нраву новая корпоративная политика. Еще бы – ведь мы сами ее создавали!
Кирилл Каем,
Генеральный директор «Хайджин Кинетикс Центр»
А.И.Колешня,
Генеральный директор ЗАО «Промышленный транспорт»
Станислав Мишуткин,
Генеральный директор «Утконос»
Как правило, большинство задач назначаются на встречах между подчиненными и руководителями. Такие встречи принято называть совещаниями. И у них тоже есть своя культура проведения. В одних организациях совещания являются эффективным средством управления, мотивации и повышения энергичности сотрудников. В других организациях, наоборот, совещания являются поглотителем времени, после которого участники выходят измученные, непонимающие, кто из них и что конкретно должен прямо сейчас сделать.
Слово экспертам
14 приложений для iPad, iPhone и Apple Watch, которые помогают мне управлять своей энергией
1. lumosity. Использую его уже больше 3х лет. Узнала о нем от Дамира Халилова. Когда-то оно было только в веб-версии на компьютере, потом появилась iPad-версия. И ее я использую по сей день. С недавних пор тренировать памят...
Слово экспертам
Среда, способствующая развитию
Работая психологом уже более 9 лет я чётко вижу путь и результаты клиентов на протяжении длительного времени. Я вижу, как одни двигаются и достигают поставленных целей, а другие бегают по кругу или в лучшем случае делают шаг вперёд и два...
Слово экспертам
Мыслить как стратег: 7 простых техник пробуждения инновационного мышления
Когда ваши коллеги, а, возможно, и вы сами настроены скептически. Или, когда кажется, что развитие организации или ваша собственная карьера зашли в тупик. Очень сложно в таких случаях "мыслить инновационно", "видеть новые возмо...
Слово экспертам
12 книг о творчестве
1. Откройте в себе художника. Бетти Эдвардс Рекомендую купить ее сразу с рабочей тетрадью. Очень-очень хорошая книга-руководство по тому, как быстро научиться рисовать. К ней можно купить отдельно рабочую тетрадь. Р...
Слово экспертам
Как быстро описать бизнес-процесс
В нашей компании, которая управляет проектами строительства крупных энергетических объектов, описание бизнес-процессов сегодня особенно актуально для проектов и проектных команд. Каждый проект – это новая команда, много заинтересованных ...
Слово экспертам
Маркетинг будущего: учись и делай
Когда-то в агентстве интернет-маркетинга Алексея Довжикова разработалиКонстантин Найчуков в прошлом - проектировщик, владелец веб-студии и директор по развитию агентства интернет-маркетинга. Он как никто другой знает, что профессии интер...